Die Toastmasters-Treffen verlaufen immer nach einer festgelegten Agenda:
- Begrüßung mit Vorstellung der Gäste und der Agenda
- Stegreifreden (3-5 Stück à 1-2 min)
- Vorbereitete Reden (3-4 Stück à typ. 5-7 min)
- Pause (Vorbereitung der Feedback-Reden)
- Feedback-Reden (je 2-3 min)
- Statistik (Zeitnehmer, Füllwortzähler)
- Gesamtbewertung des Treffens
- Feedback der Gäste, Verabschiedung
Die Rollen bei den Treffen werden von unterschiedlichen Personen wahrgenommen und für jeden Treffen neu verteilt:
- Moderator des Treffens
- Stegreifredenmoderator
- Vorbereitete Redner
- Wertschätzer für die vorbereiteten Reden
- Zeitnehmer (Stegreifreden, vorbereitete Reden, Wertschätzungsreden)
- Füllwortzähler (alle)
- Sprachstilbewerter (alle)
- Gesamtwertschätzer (alle, spez. Wertschätzer)
Zweimal im Jahr finden Rede-Wettbewerbe während den Klubtreffen statt.